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Base de Conocimiento

Bienvenidos a la Base de Conocimiento

Aquí encontrarás documentación del sistema y consejos para sacar el mayor partido a tu sistema de Administración y Punto de Venta.

Instalación y configuración

Documentación necesaria para actualizar el sistema en caso de que ya se cuente con una versión anterior.

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Instructivo para una instalación nueva de NOVACAJA, como prerequisitos de instalación (como SQL Server Management Studio, Framwork 3.5, POS for .Net y OPOS Common Control Objects). NOVACAJA puede instalarse con diversas variantes de acuerdo a la infraestructura que se desee utilizar. Esta flexibilidad en su arquitectura le permite escoger varios modos de operación.

Descargar Manual de Instalación de NOVACAJA y MS SQL Server 2012

Descargar Manual Instalación de NOVACAJA y MS SQL Server 2016

Documentación necesaria para llevar a cabo el proceso de Activación de Licencia del sistema NOVACAJA. A partir de la versión 19.2.98.1 el Licenciamiento se mejora para su mayor comodidad.

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Documentación necesaria para actualizar en el sistema las Cuentas por Cobrar.

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Documentación en video con información necesaria para una instalación completa del sistema NOVACAJA.
Tema 1: Instalación de SQL
Tema 2: Instalación del Administrador y Punto de Venta NOVACAJA

Administración

nual del módulo principal de información y configuración del sistema NOVACAJA, catálogos, operaciones, establecimientos, etc.

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Funcionalidad para realizar un proceso de cierre de operaciones con la finalidad de eliminar información operativa de la Base de datos.

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El problema presentado se puede corregir mediante la revaluación de inventario, el cuál se encuentra en Operación -Mercancías -Revaluación de inventarios. En esta pantalla se seleccionará la búsqueda por mercancía y recalcular eligiendo el costo de reposición o el último costo.

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La metodología más frecuentemente utilizada para calcular la utilidad es errónea, dado que se calcula sobre los costos, cuando debe de ser con base en el precio de venta.

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Documento informativo de las distintas presentaciones de una mercancía como son: paquetes, combos, promociones, etc.

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Punto de Venta

Manual de operación del módulo principal de venta y de operaciones en general del cajero.

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Listado de teclas rápidas y atajos para la operación del sistema.

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Durante una transacción, es posible que requiera encontrar un artículo si no cuenta con su código de barras. Mediante el Buscador de artículos es posible encontrar dicho artículo al saber sólo una parte de la descripción del mismo.

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Manual para obtener los tickets de cuentas abiertas con el folio impreso en código de barras, con el objeto de llamar la cuenta abierta con solo escanear el código.

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El Modo protegido es una funcionalidad que permite seguir vendiendo aunque se pierda la conexión con el Servidor de Base de Datos.

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Manual de operación para vender cerrando a un importe dado por el cliente, por ejemplo, cliente pide $ 20.00 de Jamón de pavo que cuesta $75.00 / Kg

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Otros Módulos

La finalidad de este módulo es que un auditor de la SAT pueda ingresar a NOVACAJA® – Punto de Venta.

Acceso a PDV Auditor SAT

Configuración de Acceso a PDV Auditor SAT

Realice la configuración de proveedores de timbrado de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en su sistema NOVACAJA.

Cancelación de Factura Global Diaria CFDI

CFDI LunaSoft

Configuración de Impuestos

El objetivo de este módulo del sistema NOVACAJA es simplemente trasladar información desde un servidor de una oficina principal (Servidor Central) hasta los servidores de sus Establecimientos (Servidor Sucursal), y viceversa: desde los servidores de Establecimientos (Servidor Sucursal) hasta el servidor de la oficina principal (Servidor Central).

Configuración DisCon

DisCon

Ubicación de paquetes generados y dispersados por DisCon

Configuración y operación de la aplicación móvil de Inventario Físico Real.

Instalación y Administración IFR Móvil

Operación IFR Móvil

Configuración de Pago de Servicios en el sistema de Punto de Venta, así como la configuración con distintos proveedores de Tiempo Aire.

Configuración de Tiempo Aire Celaris

Configuración de Tiempo Aire LDI

Proveedor de Tiempo Aire y Servicios RPM

Configure las aplicaciones web de NOVACAJA en un servidor propio.
Muchas de las características de NOVACAJA se basan en servicios web que se configuran, según se requiera en el Servidor Central, en el Servidor de Sucursal o en ambos. Cuando el sistema, en alguna estación de Administración o de Punto de Venta requiere realizar una operación o consulta que implique que los datos se tomen de una base de datos principal, la consulta directamente a través de un servicio web, por lo general al servidor central de toda la organización. Esto es muy útil cuando se consulta en línea datos centralizados, por ejemplo; la consulta de clientes o la existencia de inventario de todos los almacenes. Con este manual podrá configurar dichos servicios para el sistema.

Servicios Web

Servicios Web Cuentas por Cobrar

Servicios Web TCC (Tarjeta de Cliente Consentido)

Servicios Web Windows 64bits

Dé de alta un médico, para que posteriormente por medio de un ejecutable (.bat), se consulte qué medicamentos son los que más receta en NOVACAJA.

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Manual de Configuración e instalación del sistema Tarjeta de Cliente Consentido en el sistema.

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El sistema se compone de dos módulos. El primero es un Diseñador de Etiquetas y el posteriormente se utiliza el Centro de Etiquetado. Ambos muestran la información contenida en la Base de Datos de NOVACAJA.

Descargar documentación de Diseñador de Etiquetas

Descargar documentación de Centro de Etiquetado

Aplicación que autoriza movimientos en el Punto de Venta por medio de un dispositivo móvil.

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Manual de interfaz con el sistema contable CONTPAQ Contabilidad, con la finalidad de enviar la información de ciertos documentos, y al momento de exportar la información, sean creadas las pólizas contables correspondientes, según las cuentas creadas en ambos sistemas.

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Manual de instalación del módulo de Reloj Checador, para el control de entradas y salidas de los empleados registrados en el sistema.

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Documentación del módulo de interfaz entre NOVACAJA – Contpaq i Comercial.

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Billpocket es un dispositivo que permite recibir pagos con tarjeta de crédito/débito conectándolo al Punto de Venta, generando transacciones seguras y cobros instantáneos.

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NOVACAJA – Editor de Temas personaliza la interfaz del Punto de Venta.

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Manual de Facturación Web.

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Utilerías

Conjunto de términos útiles para comprender el sistema.

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Manual para realizar importaciones de un archivo de Excel hacia el sistema NOVACAJA de datos hacia catálogos como Mercancías (nuevas y modificaciones), Paquetes, Ventas por volumen, Modelo – talla – color, Clientes y Proveedores. Para utilizar correctamente el importador, descargue las Plantillas de Importación para dichos catálogos.

Descargar documentación de Importador

Descargar plantillas de Importador

Manual para cambiar de una base de datos a otra en una misma terminal.

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Uso de las teclas rápidas en el sistema de NOVACAJA.

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Guía de instalación y configuración del Verificador de Precios NOVACAJA

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Guía de instalación y configuración del Rompefilas NOVACAJA

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Comercio Electrónico

Módulo de integración de la Base de Datos de NOVACAJA con la tienda virtual PrestaShop.

Requerimientos e instalación de Tienda Virtual

Manual Operativo de Tienda Virtual

Reglas de Negocio

El máximo y mínimo de la mercancía son calculados en base a la cantidad de ventas menos devoluciones en un período de fechas, de dicho período se obtienen los días naturales. Entonces el total de unidades vendidas es dividido entre los días naturales. El resultado es multiplicado por el máximo de días para obtener el stock máximo de la mercancía, y multiplicado por el mínimo de días para obtener el stock mínimo de la mercancía.

Las mercancías admiten varias ofertas pero siempre será aplicada siempre solamente una, la que más beneficie al cliente.
Los descuentos por factor de preco en las Unidades de Medida de la mercancía son considerados Descuentos por Renglón.
Cuando existe OFERTA ésta es aplicada antes de cualquier otro descuento.
El parámetro de Igualar Costo de Reposición a último, sucede si es diferente de cero (Avanzadas – Otros – Parámetros Generales, pestaña Mercaderías).

Pregunta si cambia la utilidad al modificar el precio de venta. Esto aplica siempre y cuando exista una sola lista de precios.
Si la utilidad es fija, cambia el costo.
Si la utilidad es editable, pregunta si cambia la utilidad o el costo.
En la forma de operar las Notas de Entrada forzadas, toma el costo de reposición; si es 0 toma el último. Si es de todas formas 0 toma el promedio.
El costo base de la utilidad siempre será el costo de reposición.
Las devoluciones y cancelaciones no se permiten sin efectivo disponible.
En Cambio Masivo de Precios el múltiplo de redondeo siempre será moviendo la utilidad y el precio mínimo de venta se mueve en forma proporcional.
Cuando existe una OFERTA ésta es aplicada antes de cualquier otro descuento.
Los descuentos por factor de precio en las unidades de medida de la mercancía son considerados descuentos por renglón.
Las mercancías admiten varias ofertas pero siempre será aplicada solamente una, la que más beneficie al cliente.

Punto de Venta y Administrador

Costo base para la utilidad = costo de reposición
Se establecen precio mínimo de venta y descuento máximo para control de precios al público como una manera de cuidar el margen de utilidad.
Generación de entradas forzadas para evitar existencias negativas
No existe ningún movimiento en COMPUEJE que no esté respaldado por un docto.
Cambios masivos de precios solo afecta a costo de reposición.
Devolución de recibo no se admite si no hay disponible en la forma de pago en que se requiere registrar.
Las facturas directas desde PDV si afectan inventario, siempre que se facture un recibo el sistema se cerciorará de que ya haya afectado el inventario.
La única forma de vender abajo del costo es mediante una oferta.
No son admitidas las existencias negativas, el problema se resuelve con “entradas forzadas”.
La lista de precios al público es la lista número 1.
El método de redondeo es 5/4 = 5 arriba, 4 abajo.
Orden de Búsqueda de Registros en Catálogos con múltiples códigos

Orden de Búsqueda para localizar mercancía en la Base de Datos:
Código principal
Códigos alternos
Código de barras (GTIN)
PLU
Orden de búsqueda para localizar clientes en la Base de Datos:
Código principal
Registro Tributario
Códigos alternos
Orden de Búsqueda de Registros en Catálogos con múltiples códigos

Estructura de Folios para documentos:
TIENDA + ESTACIÓN + DOCUMENTO + CONSECUTIVO
Con el dato de tienda se garantiza que cuando el usuario consolide la información almacenada en la Base de Datos de la oficina central los folios no se crucen.

Foliación para COMPUEJE (Kardex de Movimientos de inventario):
TIENDA + ESTACIÓN + DOCUMENTO + CONSECUTIVO + CONSECUTIVO RENGLÓN
Consecutivo = Consecutivo de documento
Cualquier documento que surja en el sistema es establecido en NOVACAJA, es decir el usuario jamás podrá crear un nuevo documento.

Usuario NOVACAJA

Este usuario-empleado se va preinstalado en la base de datos del sistema, opera como “Super-usuario” ya que cuenta con todos los permisos habilitados, sus permisos no pueden ser modificados. El único usuario que se puede cambiar y que queda a total responsabilidad del cliente es reasignarle una nueva contraseña.

Grabación de la Información en la Base de Datos

Toda la información se graba en letras mayúsculas, el sistema acepta todos los caracteres que el usuario ingrese.

Excepciones:
E-mail en catálogo de Empleados
E-mail en catálogo de Fabricantes
Registro de enlaces a Sitios Web de Fabricantes y Mercancías

Nombres en catálogos son irrepetibles
El sistema vigila que no se repita el dato de Nombre en un mismo catálogo.

Eliminación de registros
La eliminación de registros en el sistema es física. Los registros que tengan vínculos en otras tablas no podrán ser borrados, en este caso el sistema atrapará la excepción que ocurra enviando un mensaje similar a “No se puede eliminar el registro porque tiene relaciones o vínculos con otras tablas de la base de datos”.

Bloqueo de registros
El sistema no deberá permitir que diferentes usuarios accedan a un mismo registro para su edición. Si ocurre el caso que un usuario está modificando un registro y desde otra instancia del sistema un usuario accede a dicho registro, la aplicación deberá de enviar un mensaje donde especifique que el registro esta siendo modificado por otro usuario.

Asignación de Códigos en Catálogos
Los códigos a los catálogos serán asignados automáticamente por el sistema, si se elimina un registro este no será ocupado nuevamente, por lo tanto, la asignación de códigos automáticos no es el primer disponible que se encuentre, sino el último encontrado más uno. La fórmula para la obtención del código siguiente es:

código = Ultimo asignado + 1

Habrá algunas excepciones, catálogos que requieran que el usuario asigne manualmente el código principal para acceder a los registros del catálogo.
Excepciones: Catálogo de Mercancías y Catálogo de Clientes.

Políticas Comerciales Establecidas

Los tipos de descuentos disponibles actualmente en el sistema fueron agrupados en dos grupos:

Básicos:
Para el caso de que el usuario tenga definido en el sistema más de uno de éste grupo, el sistema comparará todos y sólo aplicará uno: el de mayor porcentaje que es el más beneficia al cliente.
Descuento por cliente. Si en la caja se pide cliente (parámetro de caja), el descuento asignado a éste es aplicado a todos los productos que conformen la venta.
Ofertas. Una vez registrado el producto a vender, el sistema automáticamente verifica en la tabla de ofertas si hay oferta vigente para dicho producto.

Adicionales:
Estos descuentos serán aplicados única y exclusivamente por permiso de usuario, a excepción de Artículos Adicionales con Descuento. Para el caso de que se haya aplicado uno básico (grupo anterior) el cálculo será en cascada. Ejemplo de cálculo en cascada:

Precio c/impuestos = $100.00
-10% por Oferta = $ 10.00
Subtotal = $ 90.00
-15% Descto por Renglón = $ 13.50
Precio final = $ 76.50

Descuento por renglón (tanto en porcentaje como en importe). Función solicitada por el usuario una vez que se haya registrado (escaneado o digitado) el código de la mercancía a vender.
Descuento global. Función solicitada por el usuario. Se podrá ingresar el porcentaje de descuento global al comenzar el registro del comprobante ó cuando el cajero haya ingresado todas las partidas de venta (al final).
Descuento por Forma de Pago. Definido a nivel administrativo y se activará al registrar por comprobante la forma de pago. El descuento sólo será aplicado siempre y cuando el comprobante sea pagado en su totalidad por dicha forma de pago.
El sistema revisará las reglas siguientes al aplicar cualquiera de éstos descuentos:

Reglas:

En los descuentos clasificados como “Básicos”, siempre se aplicará el porcentaje de descuento que más beneficie al cliente.

El descuento del cliente, anula la solicitud del Descuento Global (ya sea al inicio o al final).

En caso de que sea solicitado un descuento del mismo tipo, el sistema aplicará solo uno, el que más convenga al cliente.

A nivel producto se validará el atributo de “Precio mínimo a vender” ó “Descuento máximo permitido” que se definirá por mercancía.

Precio mínimo a vender(PMV) = Porcentaje máximo permitido

Excepciones: Para el caso de las ofertas no se respetará el precio mínimo a vender pero al momento de que el usuario la esté dando de alta en el sistema, éste deberá de enviar una “alerta visual” explicando que la oferta que se está registrando no respetará los parámetros permitidos de la mercancía.

En NOVACAJA se establece que la lista de precios 1 es la que contiene el “Precio máximo al público”, a éste respecto el sistema sólo alertará al usuario cuando se detecte que ésta regla es infringida.

Administración Comercial

Este documento sobre principios de administración comercial ortodoxa pretende ayudar a resolver un problema que está más generalizado de lo que uno se puede imaginar: el desconocimiento de la estructura o ciclo comercial y los conceptos básicos de la venta al detalle o al menudeo. 

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Periféricos